Hoe Jaarbeurs van de nood een deugd maakt en sneller verduurzaamt

Nadat de lockdown werd aangekondigd op zaterdag 18 december, was er de maandagochtend erna direct overleg met alle lijnmanagers bij Jaarbeurs. De live beurzen (die voorheen 50 procent van de omzet uitmaakten) werden weer on hold gezet. Gelukkig voor de organisatie had Jaarbeurs haar activiteiten al verbreed. De voortdurende coronamaatregelen speelden daar een rol in, maar daarnaast had Jaarbeurs al ambitieuze duurzame doelstellingen. Inmiddels mag Jaarbeurs zich een hybride organisatie noemen: hier kunnen live én online evenementen worden georganiseerd.

Van den Berg: “Dus tijdens een lockdown kunnen de online-onderdelen gewoon doorgaan, dat is goed nieuws. Daarnaast hebben we nu een eigen opnamestudio up and running.” Ook live is Jaarbeurs op dit moment niet geheel buitenspel gezet, omdat het fungeert als locatie voor de aankomende schoolexamens. Ook is het een grote locatie voor de vaccinatieploegen van de Utrechtse GGD. Vooral dat laatste maakt manager Event & Exhibitor Success Natasja O’Connor trots. “Het laat de flexibiliteit van de organisatie zien. Binnen een paar dagen stond de locatie er dankzij onze snelle standbouwers.”

Beursseizoenen opnieuw gepland

Voorlopig zijn voor januari en februari alle publieksevenementen uit de agenda gehaald. Van den Berg houdt er zelfs rekening mee dat in de toekomst de zogeheten beursseizoenen er heel anders uit gaan zien. “Waar eerst het najaar en de winter de beste beursperiodes waren, zou het goed kunnen dat deze voorkeurstijd verschuift naar het voorjaar en de zomer.” Van den Berg toont zich ook hier een optimist. Deze verschuiving van de beurskalender is misschien wel positief. Sommige brancheverenigingen hielden altijd vast aan bepaalde periodes in een jaar. “Je ziet nu dat alles een stuk vloeibaarder wordt. Wat onmogelijk leek, blijkt inmiddels wel te kunnen. Dat geeft ruimte om onze locaties op een andere manier in te zetten.”

Systemische standbouw op beurzen

O’Connor vertelt dat ook de standbouw een verandering doormaakt. “Het laatste jaar zien we dat het plannen van beurzen op een kortere termijn plaatsvindt, en de opbouw- en afbouwtijden korter worden.” Vooral de kortere opbouwtijden waren al een trend. Daarom weet Jaarbeurs dat de snelheid van de bouw van stands belangrijk is. Systeembouw is daarvoor een oplossing, omdat daarmee beursstands altijd op eenzelfde manier snel in elkaar kunnen worden gezet. “Dat is natuurlijk heel efficiënt en deze manier van werken is nog duurzaam ook omdat materialen steeds weer worden hergebruikt.” Ze voegt daaraan toe: “Ook de materialen zelf worden steeds duurzamer.”

Duurzaamste beurs van Europa

Het is niet alleen op het gebied van standbouw dat Jaarbeurs stappen heeft gezet. Al in de vorige lockdown-periode nam het team van Van den Berg de tijd om te reflecteren en vooruit te kijken. Hoe kon de operatie duurzamer worden? Een klus, want het beeld van de grote beurzen staat bij iedereen nog helder op het netvlies. Papieren beursboekjes en plattegronden die na de beurzen overal op de grond lagen. Voedsel dat genuttigd wordt vanaf plastic bordjes. Afval van de bezoekers en stands die vele containers vulden. Van den Berg was – en is nog steeds - ambitieus: Jaarbeurs moet de meest duurzame beurs- en eventlocatie van Europa worden. Bij de plannen werd alles onder de loep genomen: de materialen waarmee ze werkten op de beursvloer, maar ook het eten en drinken, het vervoer, de afvalstromen en hoe met personeel wordt omgegaan. Van den Berg: “Daarnaast kijken we naar de inrichting van de stands, zoals meubels, verlichting en details van de aankleding.”

Slimme beurs voor de toekomst

Wat de horeca betreft, heeft Jaarbeurs voor en achter de schermen veranderingen doorgevoerd. Van den Berg: “Het bedrijfsrestaurant van Jaarbeurs is volledig vis- en vleesloos gemaakt en in de publieke restaurants staat nu 90 procent minder vlees of vis op het menu. Voedsel dat over is, gaat naar de Voedselbank of wordt verspreid via apps als Too Good To Go.”

Ook in materialen heeft Jaarbeurs beslissingen genomen. Bekers worden tijdens evenementen via een eigen systeem voor 99 procent gerecycled en ook gebruikte verpakkingen zijn recyclebaar. Daarnaast heeft Jaarbeurs de afvalstromen onderzocht en ervoor gezorgd dat afval veel strikter wordt gescheiden. O’Connor: “Zo lopen er bij de opbouw van beurzen nu ook mensen rond die klanten en leveranciers aanspreken op het gebruik van materialen en het scheiden van afval.” En niet alleen mensen, maar ook techniek wordt proactief ingezet. Jaarbeurs heeft een app ontwikkeld waarop bezoekers precies kunnen zien waar ze zijn, welke stands er op de beurs staan en wat er te doen is. “Een soort positioning systeem, dat alle papier en potloden van beursplattegronden overbodig maakt.”

Papier-vrij kantoor Jaarbeurs

Voor Van den Berg gaat duurzaamheid verder dan de operatie: het gaat ook over de logistiek. Alles wordt met groen transport gebracht en gehaald. “En we kijken hoe we intern kunnen verduurzamen, zoals op de afdeling marketing en sales. Daar hebben we besloten om een derde van de printers weg te halen op de afdelingen. Ook werken we op een andere manier met onze mediapartners: met zo min mogelijk papieren catalogi en met gebruik van de middelen van deze tijd, zoals bijvoorbeeld videocontent.” Maar duurzaamheid gaat in de filosofie van Jaarbeurs net zo goed over inclusief personeelsbeleid en gezond en fit blijven op kosten van de baas. Van den Berg: “Er is hard gewerkt om de kennis intern te vergroten en iedereen mee te krijgen. Sprekers als Jan Rotmans dienden intern als inspiratie. Duurzaamheid moet aan de voorkant, in het bedrijf zelf en aan de achterkant geheel verwerkt zijn.”

Efficiënte ontmoetingsplek

Je kunt je natuurlijk afvragen of het organiseren van grootschalige beurzen überhaupt duurzaam is. Want je zorgt er toch voor dat duizenden mensen naar een locatie komen, is dat nog wel van deze tijd? O’Connor knikt. Ze snapt de vraag, maar uit onderzoek is wel degelijk gebleken dat er behoefte aan is. “Mensen willen elkaar fysiek zien om echt contact te maken. Daarnaast is het veel efficiënter, omdat je in korte tijd veel verschillende mensen kunt zien op één plek in plaats van dat je daar allemaal verschillende tripjes voor moet maken.” En een groot voordeel: Jaarbeurs is gelegen aan het NS-station. O’Connor: “Dat motiveert mensen om met de trein te komen, in plaats van met de auto.”

De grootste verandering voor nu is dat de beurs een combinatie heeft gemaakt van fysiek met online bezoek. Want dat blijft, ook als er geen lockdowns meer volgen. Van den Berg noemt het een voordeel omdat de klant veel langer contact heeft met de bezoekers: “Voorafgaand aan een evenement krijgen bezoekers een digitale preview, en ook daarna is er nog online contact met videocontent, matchmaking programma’s, reviews, enquêtes en andere informatie-uitwisselingen. Dat werkt heel goed voor zowel de bezoekers als voor de bedrijven.”

Niet duurzaam zijn om het duurzaam zijn

De langetermijnvisie is niet zozeer ‘duurzaam zijn om het duurzaam zijn’ maar om Jaarbeurs toekomstbestendig te maken. Van den Berg: “We doen nu onderzoek hoe de nieuwe duurzaamheidsinitiatieven werken. Dan kijken we aan welke knoppen we kunnen draaien. Verandering vindt niet plaats van vandaag op morgen.” Om ook klanten te helpen stappen te zetten, wordt bijvoorbeeld een award programma ingevoerd en krijgen start-ups en scale-ups een aantrekkelijk aanbod.

O’Connor: “Het gaat om de bewustwording bij onze klanten en bezoekers. Wat is het doel dat je wilt bereiken met je deelname? Wat heb je daarvoor nodig? Is dat nieuw tapijt, of kan dat ook met ander circulair materiaal? De verandering die moet worden ingezet, is systemisch. Het is een andere manier van denken.” Het enige wat er nu nog mist voor de nodige veranderingen, is de letterlijke actie. Van den Berg zou graag alle ingezette aanpassingen willen meten. “Maar omdat onze corebusiness is stilgelegd, kan er niet worden onderzocht hoe goed de nieuwste maatregelen werken en wat de duurzame effecten zijn.”

Duurzame versnelling

Als de beurzen weer opengaan, wil Jaarbeurs versnellen. “Het enthousiasme was intern groot, maar het is in deze fase lastig om ons verhaal online te blijven vertellen. Mensen moeten veranderingen zien om het verschil te ervaren.” En dat geldt niet alleen voor de interne organisatie. Ook extern heeft Jaarbeurs mensen nodig om de stappen te kunnen maken die het ambieert. “We geloven in schaalgrootte. Klanten die hun deelname duurzaam kunnen verantwoorden, gaan dat ook elders doen. Dat werkt als een multiplier. Wij steken nu onze nek uit, maar ons doel gaat verder dan Jaarbeurs alleen. Duurzaamheid is voor iedereen goed en belangrijk.”